آموزش تصویری Access 2010

[learninweb]

با سلام خدمت تمامی کاربران گرامی در زیر آموزش تصویری Access 2010 را بررسی میکنیم توجه کنید که شما میتواند آموزش Access 2010 را به همراه چند بخش آموزشی دیگر که بصورت شبیه سازی شده و تعاملی درس داده شده است و رایگان نیز میباشد از لینک آموزش Access دانلود کنید. در انتهای این آموزش تصویری نیز کل آموزش (هم متن و هم تصویری) در یک فایل PDF پیوست است.

Access يك‌ نرم‌ افزار پرقدرت‌ براي‌ مديريت‌ پايگاههاي‌ داده‌ (Database) است‌ و مي¬تواند در مسائل‌ متنوعي همچون‌ مرتب‌ سازي، سازماندهي و يا گزارش‌ گيري‌ از اطلاعات‌ داخل‌ پايگاه‌ داده‌ مورد استفاده‌ قرار گيرد.
Access يك‌ سيستم‌ مديريت‌ بانك‌ اطلاعاتي شي‌ءگرا ميباشد كه‌ با نام‌ DBMS شناخته‌ ميشود. يك‌ DBMS از اشيائي ساخته‌ شده‌ كه‌ با يكديگر در ارتباط هستند. اجزاء اولـيه‌ يك‌ Database در Access عبارتند از جداول‌ (Table) ، پرس‌‌ و جوها (Query)، فرمها (Form) و گزارشات ‌(Report).
يك‌ پايگاه‌ داده‌ يا Database ، عبارت است‌ از مجموعه‌اي‌ از اطلاعات‌ سازماندهي شده‌ كه‌ باعث‌ ميشود تا بتوانيد به‌ هر قسمت‌ از آن‌ اطلاعات‌ به‌ سرعت‌ دسترسي داشته‌ باشيد. يك‌ پايگاه‌ داده‌ ميتواند يك‌ دفترچه‌ تلـفن‌ كوچك و يا يك‌ دائره‌الـمعارف عظيم‌ باشد.
در يك‌ Database ، اطلاعات‌ در جدولـها ذخيره‌ شده‌ و درون‌ ركوردها و فيلـدها سازماندهي ميشوند. اين‌ جداول‌ ميتوانند از طريق‌ فيلـدهاي‌ متناظر خود با يكديگر ارتباط داشته‌ باشند. همچنين، اين امكان وجود دارد كه ركوردها و فيلـدها را به‌ يك‌ جدول‌ افزوده و يا از آن‌ حذف‌ كنيد و در نهايت‌ پرس‌ و جو ، فرم‌ و يا گزارش‌ طراحي نماييد.
در يك‌ Database ، داده‌ها اطلاعاتي هستند كه‌ در جداول‌ بانك‌ اطلاعاتي ذخيره‌ شده‌اند. اين‌ اطلاعات‌ ميتوانند شامل‌ متون، اعداد، تاريخ، عكس‌ و يا اشياء OLE باشند.
Database ها ، هم‌ قابل‌ تغيير و هم‌ سريعند. آنها ميتوانند در وقت‌ و انرژي شما بسيار صرفه‌جويي كنند. با كمك پايگاههاي‌ داده‌ ميتوانيد:
- اطلاعات‌ خاص‌ را در كمترين‌ زمان‌ پيدا كنيد.
- به‌ راحتي اطلاعات‌ را تصحيح‌ يا تعويض‌ نماييد.
- از راههاي‌ مختلـف‌ به‌ اطلاعات‌ دسترسي پيدا كنيد.
- گزارشات‌ متنوع‌ دريافت‌ نماييد.
شما روش نصب Office را در فصلهاي قبل فرا گرفته‌ايد.پس از نصب Office 2010 ، براي شروع كار با Access ، روي كليد Start كليك كرده و وارد قسمت All Programs شويد. سپس روي گزينه Office Microsoft كليك كرده و گزينه Access 2010 Microsoft Office را انتخاب كنيد.
روي‌ كلـيد Start كلـيك‌ كنيد.
منوي‌ All Programs را باز كنيد.
منوي فرعي‌ Microsoft Office را باز كنيد.
از منوي فرعي باز شده، گزينه Microsoft Office Access 2010 را انتخاب كنيد.




با اجراي برنامه Access 2010 وارد منوي File مي‌شويد. اين منو شامل گزينه‌هاي مختلفي جهت ايجاد پايگاه داده جديد، باز کردن پايگاه داده‌هاي موجود، استفاده از الگوهاي پيش‌ ساخته و نيز دسترسي به تنظيمات Access مي‌باشد. در ادامه، قسمت‌هاي مختلف اين پنجره را به شما معرفي مي‌کنيم.
در سمت چپ منوي File گزينه هايي براي ايجاد، باز کردن، بستن و يا ذخيره کردن بانک اطلاعاتي قرار گرفته است. همچنين در اين قسمت مي توانيد به بانک هاي اطلاعاتي که اخيرا ايجاد يا باز شده اند و نيز تنظيمات Access نيز دسترسي پيدا نماييد.




همانطور که مي بينيد، با اجراي Access بطور پيش فرض گزينه New انتخاب شده و شما مي توانيد با استفاده از گزينه هاي موجود در مقابل اين گزينه به روشهاي مختلف بانک اطلاعاتي جديد خود را ايجاد کنيد. حال بهتر است با هر يک از اين گزينه ها آشنا شويم.




گزينه Blank Database براي ايجاد يک بانک اطلاعاتي کاملا خالي به کار مي رود. بانک اطلاعاتي که با استفاده از اين گزينه ايجاد مي شود شامل هيچ جدول، فرم، گزارش و يا اطلاعاتي نبوده و شما بايد مرحله به مرحله اجزاء بانک اطلاعاتي خود را به آن اضافه نماييد.




گزينه Blank Web Database نيز همانند گزينه Blank Database براي ايجاد يک بانک اطلاعاتي کاملا خالي به کار مي رود. با اين تفاوت که بانک اطلاعاتي که با اين روش ايجاد مي شود براي استفاده در صفحات وب مورد استفاده قرار مي گيرد.




با استفاده از گزينه Sample Templates ، مي توانيد به الگوها و بانکهاي اطلاعاتي پيش ساخته Access دسترسي پيدا کنيد. ما در ادامه همين فصل از بانکهاي اطلاعاتي پيش ساخته استفاده خواهيم نمود.




با استفاده از گزينه Recent Templates مي توانيد به آخرين الگوها و بانکهاي اطلاعاتي پيش ساخته که مورد استفاده قرار گرفته اند دسترسي پيدا نماييد.




شما مي توانيد بانک اطلاعاتي که ايجاد نموده ايد را به صورت يک الگو ذخيره نموده و در ايجاد بانکهاي اطلاعاتي ديگر از آن به عنوان يک الکوي پيش ساخته استفاده نماييد. در اين حالت گزينه My Templates براي دسترسي به الگوهايي که ايجاد نموده ايد مورد استفاده قرار مي گيرد.




قسمتي که با کادر قرمز مشخص شده است Office Online Templates مي باشد. اگر شما مي خواهيد از يک الگوي از پيش تعريف شده استفاده کنيد که در الگوهاي موجود در Access وجود ندارد، مي توانيد نام يا موضوع آن را در کادر Office Online Templates واردکرده و روي کليد حاوي علامت فلش در مقابل آن کليک کنيد تا Access سايت Microsoft را براي پيدا کردن آن جستجو کند. همچنين مي توانيد با کليک بر روي هر يک از شاخه هاي موجود در اين قسمت، سايت Microsoft را براي يافتن الگوهاي مربوط به موضوع آن شاخه جستجو نماييد.




در اين مرحله ما مي خواهيم با استفاده از الگوهاي موجود در Access يک بانک اطلاعاتي جديد کنيم. به ياد داريد که براي اين منظور بايد از گزينه Sample Templates استفاده نماييم.
روي گزينه Sample Templates کليک کنيد.

---

بسيار خوب، حالا مي توانيد در ليست باز شده الگوهاي موجود را مشاهده کنيد.
روي بانک اطلاعاتي Northwind کليک کنيد.




بعد از انتخاب الگوي مورد نظر بايد يک نام براي بانک اطلاعاتي که قرار است از روي الگوي انتخاب شده ايجاد شود، انتخاب کنيد. شما مي‌توانيد نام بانک اطلاعاتي جديد را در قسمت File Name واقع در سمت راست پنجره وارد کنيد. البته Access بطور پيش‌فرض نام الگوي انتخاب شده را براي بانک اطلاعاتي جديد پيشنهاد مي‌کند که در اينجا ما اين نام را قبول مي‌کنيم.




به طور پيش‌فرض، Access بانک اطلاعاتي جديد را در شاخة Documents (در ويندوز ويستا و سون Document و در نسخه‌هاي قديمي‌تر ويندوز My Documents) ايجاد مي‌کند. ولي در صورت تمايل شما مي‌توانيد، با استفاده از کليد حاوي آيکون پوشه در انتهاي جعبه متن File Name، آدرس محل ايجاد بانک اطلاعاتي را تغيير دهيد. در اين مثال ما همان آدرس پيش‌فرض يعني شاخة Documents را قبول مي‌کنيم. پس کافي است که روي کليد Create کليک کنيم تا بانک اطلاعاتي مورد نظر از روي الگوي انتخاب شده ايجاد شود.
روي کليد Create کليک کنيد.




با کليک بر روي کليد Create، Access شروع به ايجاد بانک اطلاعاتي کرده و روند انجام اين عمليات را با استفاده از يک نوار پيشرفت، به شما نشان مي‌دهد. در اين حالت شما بايد تا پايان يافتن عمليات منتظر بمانيد.




بسيار خوب، حالا بانک اطلاعاتي جديد با نام Northwind ايجاد شده است و اولين فرم يا پنجرة آن با نام Startup Screen در وسط صفحه به نمايش درآمده است. به اين ترتيب شما وارد محيط اصلي برنامة Access شده‌ايد. قبل از ادامة کار بهتر است با محيط Access بيشتر آشنا شويد.
نوار بالاي صفحه، ميله عنوان يا Title Bar ناميده مي‌شود. اين ميله شامل نام برنامه و نيز بانک اطلاعاتي که در حال حاضر باز است، مي‌باشد. همچنين در سمت راست ميله عنوان، کليدهايي براي بستن و تغيير اندازة برنامه وجود دارند.




در سمت چپ ميله عنوان، ميلة ابزار کوچک Quick Access Toolbar قرار گرفته است که شامل ابزارهايي مي‌باشد که معمولاً زياد مورد استفاده قرار مي‌گيرند. شما مي‌توانيد با استفاده از کليد حاوي فلش سياه رنگ کنار اين ميلة ابزار، ابزارهاي مورد نظر خود را به اين ميلة ابزار اضافه نمائيد.




کليد بنفش رنگ موجود در بالا و سمت چپ برنامة Access که با کادر قرمز مشخص شده است، کليد File مي‌باشد. با فشردن اين کليد، منواي باز مي‌شود که شامل دستوراتي براي مديريت فايل‌هاي Access ، مانند ايجاد بانک اطلاعاتي جديد، باز کردن بانک‌هاي اطلاعاتي موجود، ذخيره بانک اطلاعاتي و ... مي‌باشد. در واقع دستورات اين منوي پنجره اي شکل، مشابه دستورات موجود در منوي File، در ساير برنامه‌ها مي‌باشد. اين منو همان منواي است که در مرحله قبل و با اجراي برنامه Access به آن وارد شديد.




قسمتي که توسط کادر قرمز مشخص شده است، مجموعة ابزارهاي Access مي‌باشد که به اين مجموعه Ribbon گفته مي‌شود. Ribbon شامل چندين برگه است، که با انتخاب هر برگه، ابزارمربوط به آن برگه نمايش داده مي‌شود. بطور پيش‌فرض در Ribbon برگة Home فعال مي‌باشد که شامل پراستفاده‌ترين ابزارهايي است که در طراحي بانک‌هاي اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي‌گيرند. در درس‌هاي بعدي شما با اغلب ابزارهاي موجود در Ribbon آشنا خواهيد شد.




توجه کنيد که تعداد برگه‌هاي موجود در Ribbon ثابت نبوده و در شرايط خاص ممکن است تعداد اين برگه‌ها افزايش پيدا کند. به‌عبارت ديگر درشرايط خاصي مانند طراحي جداول، فرم‌ها، گزارش‌ها و ...، برگه‌هايي به Ribbon اضافه مي‌شود و ابزار لازم براي اين عمليات را در اختيار شما قرار مي‌دهد.




براي سادگي کار، برخي از ابزارهاي موجود در Ribbon که عملکرد مرتبط به هم دارند در يک گروه دسته‌بندي شده‌اند. در حال حاضر شما مي‌توانيد گروه ابزارهاي Views، Clipboard، Text Formatting و... را مشاهده کنيد.

---

ابزارهايي که در Ribbon، بصورت کم‌رنگ نمايش داده مي‌شوند، ابزار غير فعال مي‌باشند که فعلاً قابل استفاده نمي‌باشند. اين ابزارها در شرايط خاص و در صورت نياز فعال مي‌شوند. در شکل، تعدادي ابزار غير فعال توسط کادر قرمز مشخص شده‌اند.




در قسمت پايين و سمت راست بعضي از گروه ابزارهاي موجود در Ribbon ، يک کليد کوچک حاوي فلش قرار گرفته است. با کليک بر روي اين کليد کوچک پنجره‌اي براي دسترسي به ساير گزينه‌هاي آن گروه ابزار در اختيار شما قرار مي‌گيرد.
روي کليد کوچک موجود در پايين گروه Clipboard کليک کنيد.




همانطور که مشاهده مي‌کنيد، پنجره‌اي براي استفاده از حافظه موقت Office باز شده است. البته در حال حاضر ما نيازي به اين پنجره نداريم و بهتر است آن را ببنديم. شما در درس‌هاي بعد با اين پنجره آشنا خواهيد شد.
روي کليد Close از پنجرة Clipboard کليک کنيد.




ميلة باريکي که در سمت چپ صفحه قرار گرفته است، پانل هدايت يا Navigation Pane ناميده مي‌شود. با استفاده از اين پانل مي‌توانيد به تمام اشياء موجود در يک بانک اطلاعاتي مانند جداول، پرس و جوها، فرم‌ها، گزارش‌ها و ... دسترسي پيدا کنيد.




توجه داشته باشيد که پانل Navigation در حالت پيش‌فرض به صورتي ظاهر مي‌شود که حداقل فضا را اشغال کند. براي باز کردن اين پانل کافي است که بر روي آن و يا کليد حاوي فلش مضاعف در بالاي پانل کليک کنيد.
روي پانل Navigation کليک کنيد تا باز شود.




مي بينيد که پانل باز شده است و شما مي‌توانيد محتويات آن را مشاهده کنيد. در اين مثال، اشياء مختلف موجود در بانک اطلاعاتي مانند جداول، فرم‌ها ، گزارش‌ها و ... بصورت مناسب گروه‌بندي شده و در پانل نمايش داده شده‌اند. براي مشاهدة اشياء موجود در هر گروه، کافي است که روي عنوان گروه مورد نظر کليک کنيد.
روي عنوان گروه Customers & Orders کليک کنيد.




حالا گروه Customers & Ordres باز شده و شما مي‌توانيد اشياء داخل اين گروه که شامل چهار فرم و يک پرس و جو مي‌باشد را مشاهده کنيد.




براي بازکردن هر يک از اشياء موجود در پانل Navigation مانند جداول، فرم‌ها، گزارش‌ها و ... کافي است که روي شيي مورد نظر خود در پانل دابل کليک کنيد. در اين صورت شيي انتخاب شده بصورت يک برگة جديد و يا به صورت يک پنجرة شناور، در فضاي سمت راست پانل ظاهر خواهد شد. به‌ عنوان مثال، در اينجا ما مي‌خواهيم فرم Customer List را باز کنيم.
روي فرم Customer List در پانل هدايت دابل کليک کنيد.




همانطور که مي‌بينيد، فرم Customer List که شامل يک جدول و چندين گزينه مي‌باشد، بصورت يک برگة جديد در سمت راست پانل ظاهر شده است. از آنجايي که در حال حاضر ما قصد استفاده از اين فرم را نداريم، بهتر است آن را ببنديم. براي بستن يک شيي بازشده، مانند جدول، فرم، گزارش و ... کافي است که روي برگة مربوط به آن شيي در سمت راست پانل راست کليک کرده و از منويي که باز مي‌شود گزينة Close را انتخاب کنيد. همچنين مي‌توانيد روي کليد Close (که به شکل يک علامت ضرب کوچک مي‌باشد) در سمت راست برگة مربوط به شيي مورد نظر کليک کنيد.
روي کليد Close در سمت راست برگة Customer List کليک کنيد.




پس از آنکه کار شما با يک پانل تمام مي‌شود، براي آنکه فضاي بيشتري در اختيار داشته باشيد، بهتر است اندازة پانل را در حالت حداقل قرار دهيد. براي اين منظور بايد روي کليد حاوي فلش مضاعف در بالاي پانل کليک کنيد.
روي کليد حاوي فلش مضاعف در بالاي پانل کليک کنيد تا اندازة پانل حداقل شود.

---

در قسمت پايين پنجرة Access، ميلة وضعيت ( Status Bar) قرار گرفته است. ميلة وضعيت اطلاعاتي در مورد نوع شيي انتخاب شده و نيز وضعيت ويرايشگر و عملياتي که در حال انجام است را در اختيار شما قرار مي‌دهد. همچنين در سمت راست اين ميله، وضعيت فعال يا غير فعال بودن کليدهاي Caps Lock، Num Lock، Scroll Lock و Insert نيز نمايش داده مي‌شود.




در سمت راست ميلة وضعيت چند کليد وجود دارد که با استفاده از آنها مي‌توانيد نماي محيط را تغيير دهيد. هنگامي که يک بانک اطلاعاتي و يا هر يک از اشياء موجود در آن را باز مي‌کنيد، به طور پيش‌فرض در نماي مشاهده يا View قرار مي‌گيريد. اما بسته به اينکه شيي بازشده از نوع جدول، فرم، گزارش، پرس و جو و ... باشد، کليدهايي در سمت راست ميلة وضعيت ظاهر مي‌شوند که با استفاده از آنها مي‌توانيد علاوه بر محيط مشاهده، به محيط ويرايش يا طراحي آن شيي نيز دسترسي پيدا کنيد. شما در فصل‌هاي آينده با محيط‌هاي ديگر access نيز آشنا خواهيد شد.




گاهي اوقات، در هنگام استفاده از قسمت‌هاي مختلف برنامة Access ممکن است به مشکلاتي بر بخوريد که براي حل آنها نياز به کمک داريد. براي اين منظور، بهترين راه، استفاده از کمک يا Help برنامة Access مي‌باشد. براي دسترسي به کمک برنامه Access، کافي است که روي کليد مربوط به آن در سمت راست Ribbon، که به شکل يک علامت سؤال مي‌باشد، کليک کنيد.
روي کليد Microsoft Office Access Help کليک کنيد.




بسيار خوب، حالا پنجرة Access Help باز شده است و شما مي‌توانيد، عناوين مهمترين مطالب موجود در کمک Access را در اين پنجره مشاهده کنيد. با کليک بر روي هر يک از اين عناوين، مطالب آموزشي مربوط به آن عنوان در اختيار شما قرار مي‌گيرد.




اگر مطلب مورد نظر شما در ليست مطالب پنجرة کمک وجود ندارد، مي‌توانيد عنوان موضوع مورد نظر خود و يا حتي چند کلمة مرتبط با آن را در جعبة متن بالاي پنجره کمک تايپ کرده و سپس روي کليد Search کليک کنيد تا برنامة کمک تمامي مطالب مربوط به آن موضوع را براي شما پيدا کند. به‌عنوان مثال، در اينجا ما مي‌خواهيم در مورد نحوة ايجاد يک فرم در Access ، اطلاعاتي بدست بياوريم.
در داخل جعبه متن مشخص شده کليک کنيد.




عبارت How do I Create a form را تايپ کنيد.
روي کليد Search کليک کنيد.




توجه کنيد که برنامة کمک، مطالب زيادي دربارة موضوع ايجاد فرم پيدا کرده و عناوين آنها را براي شما نمايش داده است. در اين حالت شما مي‌توانيد با کليک بر روي هر عنوان به مطالب آن دسترسي پيدا کنيد.
روي عنوان مشخص شده کليک کنيد.




همانطور كه مشاهده مي‌كنيد، اطلاعاتي در مورد نحوه ايجاد يك فرم ارائه شده است. در پايان استفاده از کمک، مي‌توانيد با استفاده از کليد Close از اين پنجره خارج شويد.
روي کليد Close از پنجرة Access Help کليک کنيد.




اگر شما براي کار به فضاي بيشتري در محيط Access نياز داريد، مي توانيد بر روي کليد حاوي فلش رو به بالا در کنار کليد Help کليک کنيد تا اندازه Ribbon حداقل شده و فضاي کاري بيشتري در اختيارتان قرار بگيرد.




در ادامه قصد داريم بانک اطلاعاتي بازشده را ببنديم. اما قبل از اين‌کار بهتر است يک ‌بار آن را ذخيره کنيم. براي ذخيرة تغييرات اعمال شده در يک فايل مي‌توانيد روي کليد Save از نوار Quick Access کليک کرده و يا از منوي File، گزينة Save را انتخاب نماييد.
روي کليد Save واقع در نوار Quick Access کليک کنيد.

---

حالا تغييرات در بانک اطلاعاتي ذخيره شده است و شما مي‌توانيد آن را ببنديد. براي بستن يک بانک اطلاعاتي کافي است که از منوي File، گزينة Close Database را انتخاب کنيد.
روي کليد File کليک کنيد.




از منوي بازشده گزينة Close Database را انتخاب کنيد.




بسيار خوب بانک اطلاعاتي بسته شده و حالا مي‌توانيد براي ايجاد بانک اطلاعاتي جديد و يا باز کردن يک بانک اطلاعاتي که قبلاً ايجاد شده است و يا حتي خروج از Access تصميم‌گيري کنيد.
در قسمت Recent از منوي File معمولاً ليستي از آخرين بانک‌هاي اطلاعاتي ايجاد شده و يا بانک‌هاي اطلاعاتي که اخيراً مورد استفاده قرار داده‌ايد، نمايش داده مي‌شوند.
روي گزينه Recent کليک کنيد.




براي باز کردن هر يک از اين بانک‌هاي اطلاعاتي موجود در اين قسمت کافي است که روي نام آن کليک کنيد. اما اگر نام بانک اطلاعاتي مورد نظر شما در قسمت Recent وجود ندارد، مي‌توانيد با استفاده از گزينة Open در همين قسمت، بانک اطلاعاتي مورد نظر را جستجو کنيد. در اين مثال ما قصد داريم فايل Northwind را مجدداً باز کنيم.
در قسمت Recent روي بانک اطلاعاتي Northwind کليک کنيد.




همانطور که مشاهده مي کنيد بانک اطلاعاتي Northwind مجددا باز شده است.
در انتهاي مطالب آموزشي اين فصل بهتر است نحوة خروج از محيط Access را نيز فرا بگيريد. براي خروج از محيط Access مي‌توانيد از منوي File گزينة Exit را انتخاب کرده و يا روي کليد Close واقع در بالاي سمت راست پنجرة Access کليک کنيد.
روي منوي File کليک کنيد.
در منوي بازشده روي کليد Exit کليک کنيد.




در طي اين فصل، فرا گرفتيد که چگونه Access را اجرا کرده و در آن يک بانک اطلاعاتي را باز کنيد. همچنين با محيط Access و قسمت‌هاي مختلف آن آشنا شده و ديديد که چگونه مي‌توان از راهنمائي‌هاي Access استفاده نمود.
شما به انتهاي اين فصل رسيده‌ايد.
توجه کنید که شما میتواند آموزش Access 2010 را به همراه چند بخش آموزشی دیگر که بصورت شبیه سازی شده و تعاملی درس داده شده است و رایگان نیز میباشد از لینک آموزش Access دانلود کنید.