آموزش تصویری Outlook 2010

[learninweb]

با سلام خدمت تمامی کاربران گرامی در زیر آموزش تصویری Outlook 2010 را بررسی میکنیم توجه کنید که شما میتواند آموزش Outlook 2010 را به همراه چند بخش آموزشی دیگر که بصورت شبیه سازی شده و تعاملی درس داده شده است و رایگان نیز میباشد از لینک آموزش Outlook 2010 دانلود کنید. در انتهای این آموزش تصویری نیز کل آموزش (هم متن و هم تصویری) در یک فایل PDF پیوست است.

به نرم افزار آموزش Outlook 2010 محصول شرکت انياک خوش آمديد. در اين نرم افزار آموزشي مهارتهاي مورد نياز براي کار با E-Mail و مديريت اطلاعات شخصي توسط برنامه Outlook را ياد خواهيد گرفت. در بخش قبل روش نصب اين نرم افزار را فرا گرفتيد در اين بخش براي شروع، مطالبي در مورد محيط Outlook و روش کار با آن را بررسي خواهيم کرد. نرم افزار Outlook براي مديريت اطلاعات فردي در کامپيوتر بکار مي‌رود. اگر شما به يک شبکه يا Internet متصل هستيد، مي‌توانيد از Outlook براي تبادل اطلاعات و گفتگو با ديگران از طريق E-Mail استفاده کنيد. براي اجراي برنامه Outlook روي دکمه Start كليك كنيد.
منوي All Programs را باز كنيد.
منوي فرعي Microsoft Office را باز كنيد.
از منوي فرعي باز شده گزينه Microsoft Office Outlook 2010 را انتخاب كنيد.




روي دکمه Next کليک کنيد.




در اين قسمت شما مي‌توانيد يک ايميل براي خود بسازيد. اين مورد را بعداً بررسي خواهيم کرد. گزينهNo را انتخاب کنيد.
روي دکمه Next کليک کنيد.




در اين قسمت به شما يادآور مي‌شود که در صورتي که آدرس ايميلي وارد نکنيد امکان دريافت و ارسال ايميل را نخواهيد داشت. شما مي‌توانيد با فعال کردن جعبه چک مشخص شده عمليات را بدون وارد کردن آدرس ايميل ادامه داده و اين کار را به زمان ديگري موکول کنيد. ما قصد داريم که آدرس پست الکترونيکي را وارد کنيم. روي دکمه Back کليک کنيد تا به صفحه قبل برگرديم




روي دکمه Next کليک کنيد.




مي‌خواهيم تنظيمات ايميل را بصورت دستي وارد کنيم. روي گزينه Manually configure server settings or additional server types کليک کنيد.




بر روي دکمه Next کليک کنيد.
در اين مرحله بايد نوع سرويس پست الکترونيکي و روش دسترسي به آن را مشخص کنيد. گزينة پيشفرض اين قسمت Internet E-Mail است که ما آن را قبول ميکنيم. روي Next کليک کنيد.




حالا بايد مشخصات حساب پستي خود را در قسمتهاي مختلف اين صفحه وارد کنيد. توجه کنيد که مشخصات حساب پستي توسط شرکت ارائه دهنده سرويس پستي در اختيار شما قرار ميگيرد. اولين بخشي که بايد آن را تکميل کنيد قسمت، User Information است که شامل نام و آدرس پست الکترونيکي شماست. در صفحة بعد ما نام و آدرس پست الکترونيکي مورد نظر را بهترتيب در جعبه متنهاي Your Name و E-Mail Address وارد خواهيم نمود.




قسمت Server Information که در ادامه به تکميل آن خواهيم پرداخت، شامل اطلاعاتي در مورد سرويس دهندة پست الکترونيکي شما ميباشد. اولين گزينه موجود در اين قسمت، مشخص کنندة نوع سرويس حساب پستي شما ميباشد. نوع سرويس پيشفرض Outlook براي دريافت E-Mail ، pop3 است که ما آن را قبول ميکنيم.




در دو جعبه متن Incoming mail server و Outgoing mail server(SMTP) واقع در قسمت Server Information بايد آدرس سرويس دهندة ارسال و دريافت E-Mail را وارد کنيد. باز هم توجه کنيد که اين مشخصات بايد توسط شرکت ارائه دهندة سرويس پست الکترونيکي در اختيار شما قرار گيرند. در صفحة بعد ما اين دو قسمت را تکميل ميکنيم.

---

براي آنکه Outlook بتواند به حساب پستي شما وارد شود بايد نام کاربري و کلمة عبور حساب پستي خود را به Outlook معرفي کنيد. براي اين منظور از جعبة متنهاي User Name و Password، واقع در قسمت Logon Information استفاده کنيد. در صفحة بعد ما خودمان يک نام کاربري و کلمة عبور را در اين قسمت وارد ميکنيم.
حالا اطلاعات مورد نياز براي برقراري ارتباط با حساب پستي در اختيار Outlook قرار گرفته است. روي کليد Next کليک کنيد.




در اين مرحله صحت برقراري ارتباط با حساب پستي مورد نظر را مورد آزمايش قرار مي‌گيرد و براي آزمايش يک ايميل تستي نيز ارسال مي‌گردد. در اينجا با نمايش علامت تيک سبز رنگ مشخص شده است که مشکلي در دريافت و ارسال نداريم. در صورتي که در ارسال ايميل مشکلي داشتيد ا کليک بر روي دکمه More Setting وارد سربرگ Outgoing Server شده و گزينه My Outgoing Server(SMTP) Requires athentication را فعال کنيد. روي دکمه Close کليک کنيد.




در اينجا Outlook به شما اعلام ميکند که مراحل معرفي حساب پستي با موفقيت به پايان رسيده و براي خروج از اين قسمت بايد روي دکمه Finish کليک کنيد.




اکنون برنامة Outlook اجرا شده است و شما ميتوانيد محيط آن را مشاهده کنيد. در ابتداي کار بهتر است با قسمتهاي مختلف اين محيط بيشتر آشنا شويد.
همان طور که مشاهده مي‌کنيد نامه‌اي که در زمان تست به صورت خودکار فرستاده شد در صندوق ورودي ما يا Inbox قرار دارد.




در اينجا براي آنکه قسمتهاي مختلف محيط Outlook را به شما شرح دهيم، فرض کردهايم که چند پيغام E-Mail براي شما رسيده است. شما در فصل بعد با تنظيمات لازم براي ارسال و دريافت E-Mail آشنا خواهيد شد. براي دريافت E-mail هاي جديد بر روي دکمه مشخص شده کليک کنيد.




نوار مشخص شده توسط کادر آبي كه‌ در بالاي‌ صفحه‌ نمايش‌ مشاهده‌ مي‌كنيد، Title Bar (نوار عنوان) ناميده‌ مي‌شود. اين‌ نوار نام‌ قسمتي از Outlook كه‌ شما در حال‌ كار با آن‌ هستيد را نشان‌ مي‌دهد و هنگامي‌ كه‌ شما با قسمتهاي‌ مختلـف‌ Outlook از قبيل‌ پيغامهاي‌ E-mail يا تقويم‌ كار مي‌كنيد، عبارت داخل‌ اين‌ نوار تغيير مي‌كند.




در سمت چپ نوارعنوان يک ميله ابزار کوچک به نام Quick Access ‌قرار دارد. اين ميله ابزار شامل ابزارهايي است که زياد استفاده مي‌شوند. اکنون دو دکمه دريافت و ارسال ايميل و Undo در اين ميله ابزار وجود دارد.




روي دکمه مشخص شده کليک کنيد.




در اين قسمت ليست دکمه‌هايي که مي‌توانيد بر روي اين ميله ابزار قرار دهيد نمايش داده شده است. اکنون در کنار دو گزينه Undo و Send / Receive All Folders علامت تيک وجود دارد. در صورتيکه بر روي يکي از اين دو گزينه کليک کنيد دکمه مربوط به آن از ميله ابزار حذف مي‌شود. در صورتيکه بر روي گزينه‌هاي ديگر کليک کنيد دکمه مربوط به آن گزينه بر روي ميله ابزار اضافه مي‌شود.




در محلي خارج از منو کليک کنيد تا اين منو بسته شود.
قسمت مشخص شده دکمه File ناميده مي‌شود. با فشردن اين دکمه پنجره ذخيره فايل، باز کردن، چاپ و ... باز مي‌شود. روي دکمه File کليک کنيد.

---

در ادامه اين نرم‌ افزار آموزشي گزينه‌هاي موجود در اين قسمت را بررسي خواهيم کرد. روي دکمه File کليک کنيد.




قسمتي که با کادر قرمز مشخص شده است مجموعه ابزارهاي Outlook است. به اين مجموعه Ribbon گفته مي‌شود. Ribbon داراي چندين برگه يا قسمت است. اکنون بصورت پيش فرض برگه Home فعال است. در برگه Home ابزارهايي که از همه بيشتر استفاده مي‌شوند قرار دارند.




در صورتيکه به ابزارهاي موجود در Ribbon توجه کنيد مشاهده مي‌کنيد که اين ابزارها در 8 دسته قرار دارند. هر دسته شامل ابزارهاي مرتبط به هم است.




در پايين و سمت راست بعضي از گروه‌ها يک دکمه با فلش کوچک قرار دارد. با کليک بر روي اين دکمه پنجره‌اي باز شده و ابزارهاي ديگر مربوط به اين دسته را نمايش مي‌دهد. براي مثال روي دکمه مشخص شده در قسمت Quick Step کليک کنيد.




در اين پنجره مي‌توانيد به تمامي امکانات مربوط به Quick Step دسترسي داشته باشيد. روي دکمه Cancel کليک کنيد.




ابزارهايي که بصورت کمرنگ در Ribbon نمايش داده مي‌شوند، ابزارهايي هستند که هم اکنون نمي‌توانيد به آنها دسترسي داشته باشيد. اين ابزارها در شرايط خاصي فعال خواهند شد. ( براي مثال دکمه Find a Contact اکنون قابل انتخاب نيست)




نوع ديگر ابزارها کليدهايي هستند که مي‌توانند فشرده يا غير فشرده باشند. زماني که فشرده يا فعال هستند با يک زمينه نارنجي رنگ نمايش داده مي‌شوند.
در سمت راست محيط Outlook يک تقويم وجود دارد که با استفاده از آن علاوه بر مشاهدة تاريخ جاري، ميتوانيد قرار ملاقاتها و کارهاي تعيين شده براي ايام خاص را نيز ببينيد. براي مشاهده اين قسمت بر روي فلش مشخص شده کليک کنيد.




اگر از اين قسمت زياد استفاده نميکنيد بهتر است آن را مخفي کنيد تا فضاي کاري بيشتري در اختيار داشته باشيد. روي فلش مشخص شده است کليک کنيد تا اين قسمت مخفي شود.




پنل سمت چپ صفحه يا Navigation Panel شامل گزينه هايي براي مديريت Email هاي ارسال شده، دريافت شده، خوانده نشده، پاك شده و... مي‌باشد. همچنين در اين قسمت گزينه هايي براي دسترسي به تقويم، مديريت ملاقاتها و وظايف قرار گرفته‌اند. در بخشهاي بعدي قسمتهاي مختلف اين پنل را به شما معرفي خواهيم كرد.




شما مي‌توانيد يك‌ پوشه‌ جديد در پنل Navigation بسازيد و ايميلهاي دلـخواه‌ خود را در اين‌ پوشه‌ قرار دهيد. براي‌ اين‌ كار بر روي برگه Folder کليک کنيد.

---

روي دکمه New Folder کليک کنيد.




در پنجره‌ Create New Folder بايد يك‌ نام‌ براي‌ پوشه‌ جديد وارد كنيد. بعد از وارد كردن‌ نام‌، بايد تعيين‌ كنيد كه‌ چه‌ نوع‌ اطلاعاتي را مي‌خواهيد در اين‌ پوشه‌ قرار دهيد. از آنجا كه ما اين پوشه را براي نگهداري نامه‌ها و اطلاعات مربوط به شركت نياز داريم، نام شركت يعني Eniac را براي آن در نظر مي‌گيريم. عبارت‌ Eniac را تايپ‌ كنيد.




اکنون شاخه Inbox انتخاب شده است که باعث مي‌شود شاخه Eniac در شاخه Inobox ايجاد گردد. قصد داريم شاخه جديد Eniac در شاخه اصلي ايجاد شود. پس بايد شاخه اصلي را انتخاب كنيم. روي‌ شاخه مشخص شده كليك كنيد تا انتخاب شود.




روي دکمه OK كليك كنيد.




همانطور كه مشاهده مي‌كنيد شاخه Eniac ايجاد شده است. در صورت نياز شما مي‌توانيد با كليك بر روي اين شاخه و فشردن دکمه Delete از صفحه كليد، آن را حذف كنيد.




با توجه به نياز خود مي‌توانيم تغييراتي درRibbon ايجاد کنيم . براي انجام اين کار روي برگه File کليک کنيد.




روي گزينه Options کليک کنيد.




گزينه Customize Ribbon را انتخاب کنيد.




در اين قسمت مي‌توانيم يک گروه جديد به Ribbon انتخاب شده اضافه کنيم و يا يک Ribbon جديد ايجاد کنيم و ابزار هاي مورد نياز خود را در اين گروه يا Ribbon جديد قرار دهيم.
در صورتي که هر کدام از جعبه چک ها را غير فعال کنيد آن Ribbon در صفحه اصلي نمايش داده نمي‌شود. بر روي دکمه Cancel کليک کنيد.




نوارهاي‌ لـغزان‌ كه‌ در سمت‌ راست‌ هر پنجره‌ قرار دارند، براي‌ حركت‌ بين‌ عناصر مختلـف‌ آن‌ پنجره‌ بكار مي‌روند. با بالا و پايين‌ كشيدن‌ يك‌ نوار لـغزان‌ عمودي‌، شما به‌ عناصر بيشتري‌ در يك‌ پنجره‌ دست‌ خواهيد يافت‌.
يك‌ راه‌ ديگر براي‌ حركت‌ در پنجره‌هاي‌ Outlook كلـيك‌ كردن‌ بر روي‌ فلـش‌ هاي‌ رو به‌ بالا و رو به‌ پايين‌ در يك‌ نوار لـغزنده‌ مي‌باشد. با هر كلـيك‌ بر روي‌ اين‌ فلـشها، محيط نمايش‌ مقدار كمي ‌به‌ بالا و پايين‌ حركت‌ مي‌كند. اين‌ فلـشها معمولا به‌ رنگ‌ خاكستري‌ و غير فعال‌ هستند و تنها زماني مي‌توانيد از آنها استفاده‌ كنيد كه‌ تعداد عناصر داخل‌ پنجره‌ به‌ اندازه‌اي‌ باشد كه‌ امكان‌ نمايش‌ همه‌ آنها همزمان امكان‌ پذير نباشد. در اين‌ صورت‌ اين‌ فلـشها فعال‌ مي‌شوند.
دکمه Folder List واقع در پايين پنل موجب نمايش ليست كاملي از پوشه هاي قابل دسترسي در Outlook مي‌شود.در اين حالت تمامي‌پوشه هايي كه در حالت عادي بطور مجزا و در گروههاي مختلف نمايش داده مي‌شوند، بطور همزمان و در كنار هم نمايش داده مي‌شوند. روي‌ دکمه Folder List كلـيك‌ نماييد.

---

همانطور كه‌ قبلا گفته‌ شد، Outlook شامل‌ قسمتهاي‌ مختلـفي از قبيل‌E-mail، ملاحظات‌ (Notes)، وظايف‌ (Tasks)، قرارملاقاتها (Meetings) و ثبت‌ روزانه‌ (Journal) مي‌باشد. قسمت‌ Folder List به‌ شما امكان‌ مي‌دهد تا اين‌ موارد را مرتب‌ و ساماندهي كنيد. براي‌ دستيابي به‌ هر پوشه‌ كافي است‌ بر روي‌ نام‌ آن‌ در لـيست‌ كلـيك‌ كنيد. از آنجا كه‌ در حال‌ حاضر نيازي‌ به‌ منطقه‌ Folder List نداريم‌، آن‌ را مي‌بنديم. روي‌ دکمه Mail كلـيك‌ كنيد.




Outlook از نماها براي‌ نمايش‌ عناصر به‌ بهترين‌ نحو ممكن‌ استفاده‌ مي‌كند. براي‌ مثال‌، در حال حاضر‌ شما ‌ تيتر E-mail هاي‌ خود را مشاهده ‌ مي‌كنيد. براي‌ تغيير نمايش‌ عناصر، از Current View در سربرگ‌ View استفاده‌ مي‌شود. روي سربرگ View کليک کنيد.




روي فلش باز شونده Change View کليک کنيد.




گزينه Preview را انتخاب کنيد.




انتخاب‌ اين گزينه‌ باعث‌ نمايش‌ تيتر و سه‌ خط ابتداي‌ E-mail هاي‌ خوانده‌ نشده‌ مي‌شود. حال مي‌خواهيم به نماي قبلي باز گرديم. بر روي فلش مشخص شده کليک کنيد.




گزينه Compact را انتخاب کنيد.




فرض‌ كنيد شما احتياج‌ به‌ راهنما در زمينه‌ انجام‌ يك‌ فعالـيت‌ خاص‌ داريد. در اين‌ حالـت‌ مي‌توانيد از گزينه Microsoft Outlook Help استفاده کنيد. روي آيکون مشخص شده کليک کنيد.




شما مي‌توانيد سئوال‌ خود را در اين‌ جعبه‌ متن‌ وارد كنيد تا سيستم‌ راهنمايي Outlook جواب‌ سئوال‌ شما را پيدا كند. براي سادگي کار در صفحة بعد ما خودمان سؤال مورد نظر را وارد خواهيم کرد.




دکمه Enter را فشار دهيد.




همانطور كه‌ مشاهده‌ مي‌كنيد، عناوين‌ مرتبط با كلـماتي كه‌ شما وارد كرديد، نمايان‌ شده‌اند. شما مي‌توانيد روي‌ هر عنوان‌ كلـيك‌ كنيد تا جزئيات‌ بيشتري‌ را مشاهده‌ نماييد . روي‌ دکمه Close پنجرة بازشده كلـيك‌ كنيد.




کاربر گرامي، شما اکنون در پايان اين بخش قرار داريد.

توجه کنید که شما میتواند آموزش Outlook 2010 را به همراه چند بخش آموزشی دیگر که بصورت شبیه سازی شده و تعاملی درس داده شده است و رایگان نیز میباشد از لینک آموزش Outlook 2010 دانلود کنید.