آموزش تصویری اکسل 2019

[modir]

با سلام خدمت تمامی کاربران گرامی در زیر آموزش تصویری Excel 2019 را بررسی میکنیم توجه کنید که شما میتواند آموزش Excel 2019 را به همراه چند بخش آموزشی دیگر که بصورت شبیه سازی شده و تعاملی درس داده شده است و رایگان نیز میباشد از لینک آموزش Excel دانلود کنید. در انتهای این آموزش تصویری نیز کل آموزش (هم متن و هم تصویری) در یک فایل PDF پیوست است.


به آموزش Excel خوش آمدید. در ابتدای این فصل روش نصب برنامه Office را بررسی خواهیم کرد. در ادامه بر روی این کامپیوتر که دارای سیستم عامل Windows 10 می‌باشد و بر روی آن هیچ نسخه‌ای از Office نصب نشده است نرم‌افزار Office را می‌خواهیم نصب ‌کنیم. در این مثال فایل برنامه نصب را بر روی Desktop کپی کرده‌ایم. روی شاخه مشخص شده دابل کلیک کنید.


در این پوشه فایلهای نصب Office را مشاهده می‌کنید روی فایل Setup.exe دابل کلیک کنید.


حال باید مدت زمانی صبر کنید تا برنامه نصب فایلهای خود را کپی و نصب نماید. برای ادامه روی دکمه صفحه بعد کلیک کنید.


اکنون Office 2019 نصب شده است. روی دکمه Close کلیک کنید


در صورتیکه بخواهید در نرم‌افزار Office 2019 تغییراتی بدهید برای مثال برنامه‌ای را حذف کنید یا اضافه کنید باید پنجره Control Panel را باز کنید. روی دکمه Search ویندوز کلیک کنید.


عبارت Control Panel را تایپ کنید.
مشاهده می‌کنید که با تایپ حرف C گزینه Control Panel ظاهر شده است. روی این گزینه کلیک کنید.


روی گزینه Uninstall a program کلیک کنید.


روی گزینه Office 2019 کلیک کنید.
روی دکمه Change کلیک کنید.


در صورتیکه فایل‌‌های Office دارای مشکلی شده باشند یا فایلی پاک شده باشد در این قسمت دوباره فایل‌ها کپی می‌شوند تا مشکل برطرف گردد. با انتخاب گزینه اول فایل‌ها از روی برنامه نصب دوباره کپی می‌شوند و با انتخاب گزینه دوم فایل‌ها از اینترنت دانلود و کپی می‌شوند. روی دکمه Cancel کلیک کنید.


روی دکمه Uninstall کلیک کنید.


با کلیک روی دکمه Uninstall تمامی فایلهای نصب شده از کامپیوتر شما پاک می‌شوند و برنامه Uninstall می‌شود. روی دکمه Close کلیک کنید.


روی دکمه Close کلیک کنید.


نرم‌افزار Excel یک‌ برنامه‌ صفحه‌ گسترده یا Spreadsheet است‌ که‌ صفحات‌ کاری‌، گرافیک‌ و مدیریت داده‌ها را در خود جمع‌ نموده‌ است‌. Excel استفاده‌ از کامپیوتر در تمامی ‌زمینه‌های‌ مربوط به‌ ریاضیات، آمار، امور مالـی و حسابداری را بسیار ساده و آسان کرده است‌. برای اجرای Excel روی‌ دکمه Start کلـیک کنید.


روی‌گزینه 2019‌ Microsoft Excel کلیک‌ کنید.


هنگامیکه‌ Excel را اجرا می‌‌کنید در سمت چپ در قسمت Recent می‌توانید صفحات اکسلی را که قبلاْ باز کرده بودید را مشاهده نمایید. در قسمت مشخص شده با کادر آبی نرم‌افزار اکسل برای شما نمونه‌هایی از صفحات را قرار داده که شما می‌توانید با توجه به کار خود از آن‌ها استفاده کنید. در قسمت مشخص شده با کادر سبز شما می‌توانید به صورت آنلاین از نمونه‌های موجود در اینترنت استفاده نمایید. این پنچره به تازگی در مجموعه نرم‌افزار‌های آفیس قرار گرفته است. در این آموزش تمامی این موارد را بررسی خواهیم کرد. برای ایجاد یک صفحه کاری خالی روی گزینه مشخص شده کلیک کنید.


هنگامیکه‌ Excel را اجرا می‌‌کنید در سمت چپ در قسمت Recent می‌توانید صفحات اکسلی را که قبلاْ باز کرده بودید را مشاهده نمایید. در قسمت مشخص شده با کادر آبی نرم‌افزار اکسل برای شما نمونه‌هایی از صفحات را قرار داده که شما می‌توانید با توجه به کار خود از آن‌ها استفاده کنید. در قسمت مشخص شده با کادر سبز شما می‌توانید به صورت آنلاین از نمونه‌های موجود در اینترنت استفاده نمایید. این پنچره به تازگی در مجموعه نرم‌افزار‌های آفیس قرار گرفته است. در این آموزش تمامی این موارد را بررسی خواهیم کرد. برای ایجاد یک صفحه کاری خالی روی گزینه مشخص شده کلیک کنید.


هنگامیکه‌ Excel را اجرا می‌‌کنید، در ابتدا یک‌ Workbook یا کتاب‌ کاری ‌خالـی ظاهر می‌شود. شما می‌توانید اطلاعات‌ جدیدی را در این کتاب کاری وارد کنید یا‌ صفحه‌ کاری‌ از پیش‌ ایجاد شده‌ای‌ را باز کنید. همه‌ کارهایی که‌ در Excel انجام‌ می‌دهید در کتابهای‌ کاری‌ یا Workbook‌ها انجام‌ می‌شود. صفحات‌ موجود در یک‌ کتاب‌ کاری‌ را صفحات‌ کاری‌ (Worksheet) می‌گوییم‌. گاهی اوقات به‌ این‌ صفحات‌ کاری، کاربرگ‌ نیز گفته‌ می‌شود. صفحات‌ کاری‌ موجود در کتاب‌ کاری‌ محدودیت‌ نداشته‌ و می‌توانند با توجه‌ به‌ نیاز شما کم‌ یا زیاد شوند.


برای‌ باز کردن‌ یک‌ کتاب‌ کاری‌ که‌ قبلاً ایجاد شده است، می‌توانید از گزینه Open واقع در منوی File استفاده کنید. همچنین اگر یک کتاب کاری اخیراً ایجاد شده یا مورد استفاده قرار گرفته باشد، با کلیک بر روی نام این کتاب کاری در قسمت Recent Documents واقع در منوی File می‌توانید آن را باز کنید. روی دکمه File کلیک کنید.


در این مثال قصد داریم با استفاده از گزینه Open یک کتاب کاری را باز کنیم. توجه کنید که چون هنوز فایل جدیدی را ایجاد یا باز نکرده‌ایم، قسمت Recent Documents خالی می‌باشد. روی دکمه Browse کلیک کنید.


با استفاده از پنجره باز شده می‌توانید یکی از Workbook های موجود را انتخاب کرده و باز کنید. شاخه‌هایی که بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرند، (مثل Documents و Desktop ), در سمت چپ این پنجره قرار دارند. برای تمرین می‌خواهیم یک کتاب کاری نمونه با نام Sample را باز کنیم. این فایل در شاخه Eniac قرار دارد. پس ابتدا باید وارد این شاخه شویم. روی شاخه Eniac دابل کلیک کنید.


روی‌ فایل‌Sample دابل‌ کلـیک‌ کنید تا باز شود.


هر صفحه‌ کاری‌ یا Worksheet، از چند سطر و ستون‌ تشکیل‌ شده‌ است‌. هر سطر با یک‌ شماره‌ و هر ستون‌ با یک‌ حرف‌ مشخص‌ می‌شود. همچنین‌ سر ستونها در بالای‌ صفحه‌ وسرسطرها در یکی از طرفین‌ صفحه‌ قرار دارند. سرسطرها و سرستونها مستطیل‌های‌ خاکستری‌ کوچکی هستند که‌ برای‌ انتخاب‌ کامل‌ یک‌ سطر یا ستون‌ به کار می‌روند. محل‌ تقاطع‌ هر سطر و ستون‌ را یک‌ سلـول‌ (Cell) می‌نامیم. برای‌ دسترسی به‌ هر سلـول، ‌کافی است‌ حرف‌ ستون‌ و شماره‌ سطر مربوط به‌ آن‌ را بدانید. برای‌ مثال‌ اولـین‌ سلـول‌ سمت‌ چپ و بالای‌ صفحه‌ کاری‌ را با A1 نشان‌ می‌دهیم‌ که‌ در اینجا A نام‌ ستون‌ و عدد 1 نام‌ شماره‌سطری‌ است‌ که‌ سلـول‌ در آن‌ قرار دارد.


برای‌ اینکه‌ بتوانید اطلاعاتی را وارد سلـول‌ نمائید، باید ابتدا آن‌ را فعال‌ کنید. سلـولـی که‌ اطراف‌ آن‌ با خطوط ضخیم‌تری‌ مشخص‌ شده‌ است‌ یک‌ سلـول‌ فعال‌ می‌باشد. در اینجا، سلول فعال را با کادر قرمز نشان داده‌ایم. برای‌ فعال‌ کردن‌ یک‌ سلـول‌ کافی است‌ داخل‌ آن‌ کلـیک‌ کنید. میلـه‌ بالای‌ صفحه‌، میلـه‌ عنوان‌ (Title Bar) نام‌ دارد. در این‌ قسمت‌ نام‌ فایل مورد استفاده‌ دیده‌ می‌شوند و همچنین‌ این میله شامل‌ دکمه‌هایی برای ‌بستن‌ و تغییر اندازه‌ پنجره‌ است.


در سمت چپ میله عنوان یک میله ابزار کوچک به‌نام Quick Access Toolbar قرار گرفته است، که شامل ابزارهایی که معمولاً مورد استفاده قرار می‌گیرند، می‌باشد. شما می‌توانید با استفاده از دکمه مشخص شده ابزارهای مورد نظر خود را به این میله ابزار اضافه نمائید.


دکمه موجود در سمت چپ و بالای صفحه، دکمه File نامیده می‌شود. با فشردن این دکمه، منویی باز می‌شود که شامل دستوراتی برای مدیریت فایلهای Excel است. در واقع دستورات این منو همانند دستورات موجود در منوی File در سایر برنامه‌ها می‌باشد.


قسمتی که توسط کادر قرمز مشخص شده است، مجموعه ابزارهای Excel می‌باشد که به این مجموعه Ribbon گفته می‌شود. Ribbon شامل چندین برگه است که با انتخاب هر برگه ابزارهای مربوط به آن برگه نمایش داده می‌شود. بطور پیش‌فرض در Ribbon برگه Home فعال می‌باشد که شامل پراستفاده‌ترین ابزارهایی است که در طراحی صفحات کاری از آنها استفاده می‌شود.


برخی از ابزارهای موجود در Ribbon که عملکرد مرتبط به هم دارند در یک گروه دسته‌بندی شده‌اند. در حال حاضر شما می‌توانید گروه ابزارهای Clipboard، Font، Alignment، Number، Styles، Cells و Editing را مشاهده کنید.


در هر گروه لیست ابزارهای پر کاربرد آن گروه نمایش داده شده است. در پایین سمت راست بعضی از گروه‌ها یک دکمه کوچک با عکس فلش قرار گرفته است. با کلیک بر روی این دکمه کوچک بقیه ابزارهای هر گروه نمایش داده می‌شود. روی دکمه کوچک موجود در پایین گروه Font کلیک کنید


پنجره‌ای برای تنظیم خصوصیات مختلف Font یا قلم نمایش داده شده است. روی دکمه Cancel کلیک کنید.


ابزارهایی که در Ribbon، بصورت کم‌رنگ نمایش داده می‌شوند، ابزارهایی غیر فعال می‌باشند که فعلاً قابل استفاده نمی‌باشند. این ابزارها در شرایط خاص و در صورت نیاز فعال می‌شوند. در اینجا ابزار Paste غیر فعال می‌باشد که توسط فلش قرمز مشخص شده است‌.


برخی از ابزارهای موجود در Ribbon، دکمه‌هایی هستند که می‌توانند فشرده یا غیرفشرده باشند. در تصویر یکی از این دکمه‌ها که در حال حاضر در وضعیت انتخاب قرار دارد، توسط کادر قرمز مشخص شده است. در پائین Ribbon، میلـه‌ فرمول (Formula Bar)‌ وجود دارد. این‌ قسمت‌ برای‌ وارد کردن‌ اطلاعات‌ در صفحات‌ کاری به کار می‌رود و در سمت‌ چپ‌ آن،‌ جعبه‌ متن‌ نام‌ سلـول‌ وجود دارد و سلـول‌ فعال‌ را نشان‌ می‌دهد. در جعبه‌ متن سمت‌ راست‌ این‌ میلـه،‌ محتویات‌ سلـول‌ فعال‌ نشان‌داده‌ می‌شود.


برای‌ فعال‌ نمودن‌ میلـه‌ فرمول‌ و دکمه‌های‌ آن،‌ می‌توانید روی‌ یک‌ سلـول‌ کلـیک‌ کرده‌ و در داخل‌ آن‌ تایپ‌ کنید. همچنین‌ این امکان وجود دارد که ابتدا روی‌ سلـول‌ مورد نظر کلـیک‌ کرده و آنگاه روی‌ میلـه‌ فرمول‌ کلـیک‌ نموده‌ و سپس‌ شروع‌ به‌ تایپ‌ کنید. اما ساده‌ترین راه آن است که با دابل‌ کلـیک‌ کردن بر ‌ روی‌ یک‌ سلـول،‌ نوار فرمول‌ را فعال‌ نمایید. در سلـول‌ C1، که با فلش قرمز مشخص شده است، دابل‌ کلـیک‌ کنید.


به این ترتیب، سلول C1 فعال شده و محتویات آن در میله فرمول مشخص شده است. زمانیکه‌ روی‌ یک سلـول دابل‌‌کلـیک‌ می‌کنید یا مشغول‌ تنظیم‌ محتویات‌ آن‌ هستید، سه‌ دکمه جدید به‌ نام‌های‌ Cancel، Enter و Insert Function در قسمت‌ میانی میلـه‌ فرمول‌ ظاهر می‌شوند. این‌ دکمه‌ها به ترتیب به‌ شکل‌ علامت‌ ضرب (×)، تیک‌ و علامت‌ fx می‌باشند. حالا برای آنکه سلول C1 از حالت فعال خارج شود، بهتر است روی یک سلول دیگر مانند A1 کلیک کنید. روی سلول A1 کلیک کنید.


میلـه‌ وضعیت (Status Bar)‌ که در پایین‌ترین قسمت‌ ‌ Excel قرار دارد، حاوی‌ عباراتی است‌ که‌ بیانگر فعالـیتی که‌ در حال‌ انجام‌ هستید،‌ می‌باشد. برای‌ مثال، ‌ زمانی که‌ شما در حال‌ انجام ‌ویرایش‌ بر روی‌ یک‌ داده‌ هستید، کلـمه‌ Editدر این‌ مکان‌ ظاهر می‌گردد.


توجه کنید که شما می‌توانید با راست‌کلیک بر روی نوار وضعیت و انتخاب گزینه‌های مناسب از منوی بازشده، اطلاعات دیگری مانند وضعیت دکمه‌های Num Lock، Caps Lock، وضعیت حالت درج (Insert) یا بازنویسی (Overtype) و ... را نیز در نوار وضعیت نمایش دهید در سمت راست نوار وضعیت سه دکمه برای تعیین نحوه نمایش صفحه کاری وجود دارد. اولین دکمه که مربوط به نمای عادی یا Normal می‌باشد، صفحه کاری را به همین شکلی که مشاهده می‌کنید نمایش می‌دهد. دکمه دوم یا Page Layout موجب می‌شود صفحه کاری به‌صورت صفحه صفحه دیده شده و در آخر دکمه سوم که Page Break Preview نامیده می‌شود، تنها سلول‌های حاوی اطلاعات را نمایش می‌دهد.


توجه داشته باشید که تغییر دادن نمای صفحه کاری، فقط شیوه نمایش را در صفحه نمایش تغییر می‌دهد و در شکل صفحه چاپ شده تأثیری ندارد. یکی از امکاناتی که در برنامه Excel، بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد، امکان بزرگ‌نمایی یا Zoom می‌باشد. در Excel ابزار مربوط به بزرگ‌نمایی در انتهای سمت راست نوار وضعیت قرار گرفته است.


یک روش برای استفاده از امکانات بزرگ‌نمایی، استفاده از دکمه Zoom level می‌باشد. با کلیک بر روی این دکمه پنجره‌ای باز می‌شود که از طریق آن می‌توانید بزرگ‌نمایی صفحه کاری را تغییر دهید. روی دکمه Zoom Level کلیک کنید.


همانطور که مشاهده می‌کنید پنجره‌ای ظاهر شده است که از طریق گزینه‌های موجود در آن می‌توانید بزرگ‌نمایی صفحه کاری را تغییر دهید. شما در بخش‌های بعدی با گزینه‌های موجود در این پنجره بیشتر آشنا خواهید شد. روی دکمه Cancel کلیک کنید.


ابزار دیگری که در Excel به منظور بزرگ‌نمایی مورد استفاده قرار می‌گیرد، دکمه لغزنده Zoom است که در نوار وضعیت قرار دارد. در دو سمت راست و چپ این دکمه به ترتیب یک علامت مثبت و یک علامت منفی وجود دارد که لغزاندن دکمه به سمت علامت مثبت موجب بزرگ‌نمایی و لغزاندن آن به سمت علامت منفی موجب کوچک‌نمایی صفحه کاری می‌شود. همچنین برای بزرگ‌نمایی و کوچک‌نمایی می‌توانید مستقیماً روی علامت مثبت و منفی نیز کلیک کنید. در اینجا ما با استفاده از این ابزار، صفحه کاری را می‌خواهیم کوچک‌نمایی کنیم. روی علامت منفی مشخص شده کلیک کنید.


مشاهده می‌کنید که نمای صفحه کاری کوچکتر شده است. حالا بهتر است بزرگ‌نمایی صفحه کاری را به حالت قبل برگردانیم. روی علامت مثبت در قسمت Zoom کلیک کنید.


توجه داشته باشید که ابزارهای معرفی شده برای بزرگ‌نمایی، تنها ابزارهای موجود برای این منظور نبوده و ابزارهای دیگری نیز در این زمینه وجود دارند که برای دسترسی به آن‌ها باید از برگه View استفاده کنید. شما با این امکانات در فصل‌های بعد آشنا خواهید شد. برای حرکت کردن در سلول‌های یک صفحه، چندین روش وجود دارد. در ادامه این روش‌ها را مورد بررسی قرار می‌دهیم. برای‌ حرکت‌ دادن‌ صفحات‌ کاری‌ می‌توانید از میلـه‌ لـغزان‌ واقع‌ در سمت‌ راست‌ پنجره ‌استفاده‌ کنید. با پایین‌ و بالا بردن‌ دکمه‌ لـغزان‌ واقع‌ در میلـه‌ لـغزان‌ عمودی، قسمتهای بالاتر یا پایین‌تر صفحات‌ کاری نمایش داده می‌شوند‌. هنگامیکه‌ دکمه‌ لـغزان‌ را توسط ماوس حرکت‌ می‌دهید، توضیحی ظاهر می‌شود که‌ مشخص‌ می‌کند در موقع‌ رها کردن‌ دکمه‌ ماوس،‌ کدام‌ ردیف در بالا ‌نشان‌ داده‌ خواهد شد.


روش دیگر برای پیمایش صفحات کاری، استفاده از علامت فلش کوچک سیاه رنگ واقع در پائین یا بالای میله لغزان است. با هر بار کلیک کردن روی این فلشها، صفحه کاری به اندازه یک سطر بالا یا پائین می‌رود. روی‌ فلـش‌ رو به‌ پایین‌ میلـه‌ لـغزان‌ عمودی‌ کلـیک‌ کنید.


توجه کنید که ردیف اول پنهان شده و اولین ردیفی که نمایش داده شده است ردیف 2 می‌باشد. روش دیگر برای بالا یا پائین بردن صفحات کاری، استفاده ازکلیدهایPage up و Page Down در صفحه کلید می‌باشد. با فشردن این کلیدها، صفحه قبلی یا بعدی از صفحه کاری مشخص می‌شوند.دکمه Page Up را از صفحه‌ کلید فشار دهید.


برای‌ مشاهده‌ ستونهای‌ دیگری‌ که‌ هم‌‌اکنون‌ قابل‌ مشاهده‌ نیستند، لازم است‌ که‌ از میلـه ‌لـغزان‌ افقی استفاده‌ کنید. برای‌ حرکت دادن صفحه کاری به چپ‌ و راست‌ از فلـشهای‌ سیاه ‌واقع‌ در چپ‌ و راست‌ میلـه‌ لـغزان افقی‌ استفاده ‌می‌شود. همچنین،‌ هنگامیکه‌ دکمه ‌لـغزان موجود در آن را توسط ماوس‌ جابجا کنید، توضیحی ظاهر می‌شود که‌ مشخص‌ می‌کند در زمان رها کردن ‌دکمه ماوس،‌ کدام‌ ستون‌ نشان‌ داده‌ خواهد شد. روی‌ فلـش‌ سمت‌ راست‌ میلـه‌ لـغزان‌ افقی کلـیک‌ کنید.


به این ترتیب، ستون A مخفی شده و ستونهای B به بعد قابل رویت هستند. روی‌ فلـش‌ سمت‌ چپ‌ میلـه‌ لـغزان‌ افقی کلـیک‌ کنید.


در پایین‌ صفحه،‌ چند کلید به شکل سرصفحه وجود دارد که‌ نشان‌ دهنده‌ تعداد صفحه‌ کاری‌ (Worksheet) از کتاب‌ کاری‌ (Workbook) باز شده (sample) هستند. پس در هر کتاب کاری یا Workbook می‌توان چندین صفحه کاری یا Worksheet تعریف کرد. در این مثال اکنون سه صفحه داریم که صفحه‌ای به نام 2019 فعال است و در حال مشاهده محتویات آن هستیم. برای‌ وارد شدن‌ به‌ یک‌ صفحه‌ کاری‌ دیگر، کافیست‌ روی‌ دکمه مربوط به‌ صفحه‌ای‌ که‌ می‌خواهید مشاهده‌ کنید کلـیک‌ نمایید. روی‌ دکمه مشخص شده با فلش قرمز کلـیک‌ نمایید.


همانطور که‌ مشاهده‌ می‌کنید، محتویات‌ صفحه‌ ظاهر شده‌ است. روش‌ دیگر برای‌ مراجعه‌ به‌ صفحات‌کاری، استفاده‌ همزمان‌ از دو دکمه Ctrl و یکی از دکمه‌های‌ Page Up وPage Down از صفحه‌ کلید‌ می‌باشد. با این‌ روش‌ در هر بار، یک‌ صفحه‌ کاری به‌ عقب‌ یا جلـو می‌‌روید. اگر کتاب‌ کاری‌ دارای‌ صفحات‌ زیادی‌ باشد، نمی‌توانید تمام‌ دکمه‌های‌ سرصفحه مربوط به‌آن‌ را به طور همزمان‌ در محلی که با کادر قرمز مشخص شده است، مشاهده‌ کنید. در این‌ صورت‌ می‌توان از دو دکمه کنترلـی واقع‌ در سمت‌ چپ‌ استفاده‌ کنید تا در بین نام صفحات که در این محل نمایش داده می‌شوند، حرکت کنید. اکنون در این مثال چندین صفحه کاری دیگر ایجاد کرده‌ایم تا روش استفاده از این دکمه‌ها را بررسی کنیم. در فصلهای بعدی روش اضافه کردن و حذف صفحه کاری را بررسی خواهیم کرد.


دو فلش کوچک وسط، که با کادر قرمز مشخص شده‌اند، برای حرکت به سمت راست و چپ می‌باشند. با هر بار کلیک بر روی این فلش‌ها، یک برگه به سمت راست یا چپ حرکت می‌کنیم. روی‌ دکمه مشخص‌ شده‌ توسط فلش قرمز، کلـیک‌ کنید. تا یک صفحه از سمت راست نمایش داده شود.


با کلیک روی دکمه سمت راست لیست صفحات کاری سمت راست (بعدی) نمایش داده می‌شود و با کلیک بر روی دکمه سمت چپ لیست صفحات کاری سمت چپ (قبلی) نمایش داده می‌شود. برای حرکت به انتها یا ابتدای لیست باید دکمه Ctrl را فشرده نگه دارید و سپس روی دکمه مورد نظر کلیک کنید. برای حرکت به ابتدای لیست، دکمه Ctrl صفحه کلید را فشرده نگه داشته و روی دکمه سمت چپ کلیک کنید.


تا اینجا مقداری با محیط Excel آشنا شدید. در ادامه می‌خواهیم روش ذخیره‌سازی و بستن یک‌ صفحه ‌را بررسی کنیم. برای‌ ذخیره‌ کردن‌ یک‌ صفحه‌کاری (Workbook)، از منوی File گزینه Save را انتخاب ‌کنید یا روی‌ دکمه Save در نوار ابزار Quick Access کلیک کنید یا کلیدهای میانبرCtrl+S را فشار دهید. برای ذخیره‌سازی این کتاب‌کاری روی دکمه Save در نوار ابزار Quick Access کلیک کنید.


برای‌ بستن‌ یک‌ کتاب‌ کاری‌ دو روش‌ وجود دارد : می‌توان‌ گزینه‌ Close را از منوی File انتخاب‌ نمود یا دکمه‌های‌ میانبر Ctrl + W را فشار داد. دکمه Ctrl+w را فشار دهید. (کلید Ctrl صفحه کلید را فشرده نگه داشته و سپس دکمه W را فشار دهید.)


برای دسترسی سریع به یک کتاب کاری که به تازگی از آن استفاده کرده‌اید، می‌توانید روی نام آن در قسمت Recent Documents واقع در منوی File کلیک کنید. روی دکمه File کلیک کنید.


در قسمت Recent Documents نام فایلهایی که اخیراً توسط Excel مورد استفاده قرار گرفته‌اند، نشان داده می‌شود. برای باز کردن فایل مورد نظر، باید روی نام آن کلیک کنید. درصورتیکه از یک فایل برای مدتی استفاده نکنید و این لیست پر شود آنگاه این فایل دیگر نمایش داده نمی‌شود. در صورتیکه بخواهید یک فایل همیشه نمایش داده شود روی دکمه Pin که در سمت راست فایل وجود دارد باید کلیک کنید. با کلیک دوباره بر روی دکمه Pin فایل از حالت Pin خارج می‌شود. بر روی نام فایل راست کلیک کنید.


توضیح گزینه‌های این منو به شرح زیر است:
Open : فایل باز می‌شود.
Open a copy : از فایل یک کپی تهیه شده و فایل کپی باز می‌شود به این ترتیب تغییراتی که می‌دهید در فایل اصلی اعمال نخواهد شد.
Pin to list : فایل در لیست Pin می‌شود تا از لیست حذف نگردد.
Remove from list : این فایل از لیست فایلهای اخیراً استفاده شده حذف می‌شود.
Clear unpinned items : فایلهایی که Pin نشده‌اند از لیست حذف می‌شوند.
در محلی خارج از منو کلیک کنید تا این منو بسته شود.


در هنگام استفاده از برنامه Excel ممکن است به مشکلاتی بر بخورید که برای حل آن نیاز به کمک دارید. برای این منظور بهترین راه استفاده از برنامه کمک یا Help برنامه Excel است. برای دسترسی به برنامه کمک Excel کافی است که روی دکمه مربوط به آن در سمت راست Ribbon کلیک کنید. روی دکمه Microsoft Office Excel Help کلیک کنید.


اکنون پنجره Excel Help باز شده است و شما می‌توانید عناوین مهمترین مطالب موجود در کمک Excel را در این پنجره مشاهده کنید. با کلیک بر روی هر یک از این عناوین، مطالب مربوط به آن نمایش داده می‌شود. اگر مطلب مورد نظر شما در لیست مطالب پنجره کمک وجود ندارد، می‌توانید عنوان موضوع مورد نظر خود یا حتی چند کلمه مرتبط با آن را در جعبه متن بالای پنجره کمک تایپ کرده و سپس روی دکمه Search کلیک کنید تا برنامه کمک تمامی‌مطالب مربوط به آن موضوع را برای شما پیدا کند. به‌عنوان مثال در اینجا می‌خواهیم در مورد تغییر نوع قلم در صفحه کاری اطلاعاتی به دست بیاوریم. عبارت Change Font را تایپ کنید.
روی دکمه Search کلیک کنید.


همانطور که می‌بینید، برنامه کمک مطالب زیادی درباره موضوع تغییر قلم را پیدا کرده و عناوین آنها را برای شما لیست کرده است و شما می‌توانید با کلیک بر روی هر یک از آنها به مطالب مورد نظر دسترسی پیدا کنید. روی دکمه Close از پنجرهExcel Help کلیک کنید.


در پایان مطالب این فصل می‌خواهیم روش خروج از Excel را بررسی کنیم. برای خروج کافیست که روی دکمه Close واقع در سمت راست میله عنوان کلیک کنید. روی دکمه Close کلیک کنید.